12.
Usar plantillas Excel
Una plantilla
es un archivo que contiene la
estructura y las herramientas para dar
forma a elementos como el estilo y el diseño del libro y que sirve como base
para crear otros libros similares, las plantillas pueden
incluir formato, estilos, texto estándar como
encabezados de página, rótulos de fila y columnas, fórmulas, macros y barras de
herramientas personalizadas.
Excel proporciona
múltiples plantillas que permiten automatizar algunas de las tareas más comunes
para el uso contable, como rellenar facturas, informes de gastos y pedidos.
Cómo
crear una plantilla
Básicamente, debemos
crear un libro que contenga todos los formatos, estilos, textos y cualquier
otra información que desee que aparezca en todas las hojas nuevas basadas en
esa plantilla.
Una vez hecho,
podemos visualizar la plantilla entrando en el menú “Archivo”, opción
“Propiedades”, y en el cuadro de diálogo de “Plantillas”, en la pestaña de
“Resumen” activando la casilla de verificación
“Guardar vista previa”:
Por último, vamos al
menú de “Archivo”, opción “Guardar como”, escribimos un nombre para la
plantilla (supongamos que queremos llamarla “plantillaLibro1.xlt” y en la lista desplegable “Guardar como tipo”,
seleccionamos la opción “Plantilla”. Debemos asegurarnos de que se
guarde en la carpeta Plantillas (Templates).
Crear
un libro nuevo a partir de una plantilla
Una vez tenemos una
plantilla creada, podemos hacer nuestro libro a partir de ella. Para ello,
vamos al menú “Archivo”, opción “Nuevo”. Aparecerá a la derecha el panel de
tareas “Nuevo Libro”, mostrando las plantillas que tenemos disponibles:
Si no aparece,
debemos ir a sección “Plantillas” y hacer clic en la opción “Plantillas
generales”; aparecerá el cuadro de diálogo “Plantillas” seleccionar el tipo de
plantilla que desee y pulsar en “Aceptar”:
Ejercicio
guiado (debes
seguir los pasos descritos para completar el ejercicio)
Como ejemplo, hagamos
una plantilla que se va a usar varias veces, reutilizando el formato básico y
cambiando el contenido. Hagamos la plantilla en Excel de un presupuesto
mensual.
En las casillas donde
van números que no son cálculos, escribe el valor numérico 1. Cuando trabajas
con plantillas, el valor 1 se conoce como un dato falso. Donde vaya un cálculo debemos
escribir la formula correspondiente. En este ejemplo, en la celda al lado de “Total”
(la B10) debes escribir =SUM(B2:B9)
|
A |
B |
|
Presupuesto |
Valores |
|
Teléfono |
1 |
|
Limpieza |
1 |
|
Luz |
1 |
|
Agua |
1 |
|
Comida |
1 |
|
Gasolina |
1 |
|
Diversiones |
1 |
|
Imprevistos |
1 |
|
Total |
=SUM(B2:B9) |
Guárdalo como
plantilla siguiendo los pasos de la sección anterior: en el menú “Archivo”
selecciona “Guardar como”; en “Guardar como tipo” selecciona “Plantilla”; escribe
el nombre para esa plantilla.
Ahora queremos usar la
plantilla: una vez en Excel, ve al menú “Archivo”, opción “Nuevo”; en el panel,
en la sección de plantillas, pincha en
“Plantillas generales”; selecciona plantilla deseada; haz clic en “Aceptar”;
ahora sólo hay que rellenar con la información correcta donde aparezcan valores
igual a 1.
Más información sobre
el trabajo con plantillas en Excel en la siguiente página:
http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP051995963082.aspx?pid=CH062527923082